Flinke administratieve lastenverlichting door nieuwe manier van vergoedingen aanvragen

Het proces van vergoedingen aanvragen bij A+O is een jaar geleden flink vereenvoudigd. Bedrijven hoeven niet meer van tevoren alle nodige documenten aan te leveren. In plaats daarvan wordt er drie keer per jaar een steekproef gehouden onder goedgekeurde aanvragen om te controleren of alles op orde is. Hoe verliep dit eerste jaar? En waar moet je als bedrijf goed op letten? Andrea Gerritsen, coördinator Vergoedingen bij A+O, en Elvira Monster, administratief procesbeheerder bij A+O, geven uitleg.  

“Door de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) werden we gedwongen om na te denken over ons vergoedingenproces.Persoonsgegevens konden immers wel opgevraagd, maar niet meer bewaard worden”, vertelt Andrea Gerritsen. “Maar de nieuwe werkwijze is een omslag waar we ons prima in kunnen vinden. Het biedt administratieve lastenverlichting voor de bedrijven én voor ons. Voorheen vroegen we voor elk dossier alle documenten op en moest alles gecontroleerd worden. Nu kunnen wij ons veel meer richten op dienstverlening en het goed begeleiden van de bedrijven. Een echte win-winsituatie.”

Andrea Gerritsen, coördinator Vergoedingen

Nog steeds alle documenten in bezit hebben

Van de ongeveer 1.200 A+O-bedrijven vraagt een groot deel een vergoeding aan. “We hebben een mooi en uitgebreid vergoedingenaanbod”, zegt Elvira Monster. “Van het financieringsreglement opleidingen en stagevergoeding tot subsidies voor zij-instromers. In veel gevallen gaat het om een langdurig traject waarvoor vergoeding ontvangen kan worden. Dat moet natuurlijk wel gerechtvaardigd gebeuren. Iedere subsidieaanvraag moet volledig voldoen aan de voorwaarden van de betreffende regeling. Het is belangrijk dat bedrijven daarom nog steeds alle documenten in bezit hebben bij het doen van een aanvraag. Maar ze hoeven het niet allemaal meer van tevoren aan ons door te sturen.”

Velen hebben alles uitstekend op orde

In plaats daarvan is er een formule ontwikkeld voor een representatieve steekproef uit de goedgekeurde aanvragen. Gerritsen: “Drie keer per jaar wordt een deel van de aanvragen eruit gelicht voor een controle. Tot nu toe blijken veel van deze gecontroleerde bedrijven alles uitstekend op orde te hebben. Maar voor een aantal aanvragen zijn er soms nog onduidelijkheden, klopt een periode niet of is niet onder de juiste regeling aangevraagd. Begrijpelijk want voor ons is het dagelijks werk, maar voor bedrijven is het niet altijd helder wanneer iemand nu lerende zij-instromer is of werkende bbl’er. Fouten in de aanvragen worden dan ook vooral gemaakt uit onwetendheid, niet uit onwelwillendheid. Door vanuit A+O de bedrijven beter te begeleiden, kunnen we dit soort onduidelijkheden wegnemen.”

Continu proces van evalueren en fine tunen

Van de uitkomsten uit de steekproeven wordt dan ook lering getrokken. “Het werkt voor ons ook als een meetinstrument”, aldus Monster. “De steekproeven vertellen precies wat er wel en niet goed gaat. Waar we bijvoorbeeld duidelijker over kunnen communiceren of wat verduidelijkt kan worden in het proces. De input van bedrijven is voor ons erg belangrijk. Het systeem moet voor iedereen goed werken, vandaar dat we bedrijven actief uitnodigen hun feedback te geven.”

Elvira Monster, administratief procesbeheerder

Met de omslag maakt A+O een stevige stap naar betere dienstverlening aan bedrijven. Gerritsen: “Tijdens bedrijfsbezoeken krijg ik regelmatig complimenten te horen. Bedrijven vinden het prettig dat we nu bedrijfsgericht handelen. Dat er iets gedaan moet worden om een subsidie te kunnen ontvangen, is natuurlijk logisch. Maar de manier waarop dit moet gebeuren, kan wel zo makkelijk mogelijk gemaakt worden. Door met de bedrijven in gesprek te gaan ontstaat er wederzijds begrip. Zo hebben wij geen gegevens van medewerkers werkzaam in onze bedrijfstak, vandaar dat dit door de werkgevers zelf aangeleverd moet worden.”

‘Bij twijfel, pak de telefoon! Iedere werkdag zijn er medewerkers beschikbaar voor het beantwoorden van vragen.’

Gerritsen en Monster hebben daarom nog wel een tip voor bedrijven: “Bij twijfel over de periode of duur van de aanvraag, het type regeling dat aangevraagd moet worden of andere zaken: pak de telefoon! We denken graag mee. Iedere werkdag zijn er medewerkers beschikbaar voor het beantwoorden van vragen. Als afdeling willen we minder controlerend zijn en meer meedenkend. Voorkomen is beter dan genezen. Wordt er in de steekproef een foutieve aanvraag ontdekt, dan is dit lastiger om achteraf te repareren. En heel soms moeten we in dat geval zelfs een onprettige boodschap brengen. Liever bied je iemand vooraf duidelijkheid. Dat werkt voor iedereen prettiger en efficiënter.”

A+O contactpersonen

Andrea Gerritsen, telefoonnummer 088 – 60 50 960, e-mail a.gerritsen@ao-metalektro.nl

Elvira Monster, telefoonnummer 088 – 60 50 900, e-mail e.monster@ao-metalektro.nl

Blijf op de hoogte!

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang als eerste nieuws over de sector.