Hoe creëer je een betere dialoog met je personeel? Een aantal jaar geleden stond A+O-bedrijf Meteor Systems voor die vraag. Inmiddels is de gesprekscyclus onderdeel van het HR-beleid van het bedrijf. “Het is vooral belangrijk om steeds kleine stappen te zetten. Want anders lukt het gewoon niet.”

Drie jaar geleden begon Anouk Deckers als HR-medewerker bij Meteor Systems. “Wij zijn een productiebedrijf dat de inrichting voor tuinbouwkassen levert”, vertelt ze. “Denk aan irrigatiesystemen, teeltgoten en overkappingen. Onze klanten bevinden zich over de hele wereld, van Europa, Noord-Amerika, Rusland, Australië tot China.” In de jaren voor haar komst werden er binnen het bedrijf slechts sporadisch functioneringsgesprekken gehouden. De cultuur was een beetje: ‘als er iets is, dan horen we het wel’. Maar eind 2016 bleek dat volgens Deckers niet meer houdbaar. “We hadden altijd twee vestigingen: in Duiven en in Etten-Leur. In 2016 smolten die twee bedrijfsonderdelen samen tot één vestiging in Breda. Binnen een half jaar tijd werden we ineens een grote organisatie. Daardoor ontstond een natuurlijke noodzaak om functioneringsgesprekken te gaan houden.”

Overgang een hele stap

Meteor besloot om ‘heel simpel’ te beginnen, herinnert Deckers zich. “Iedereen kreeg een 1-op-1-gesprek met de directie, dat uitgewerkt werd in een verslag. Die gesprekken waren heel divers. Soms ging het over de inhoud van het werk, soms over persoonlijke zaken. Voor de directie was het onmogelijk om honderd medewerkers elk jaar te spreken. Dus moesten we de gesprekscyclus meer gaan structureren.” Deckers ontwikkelde een standaard vragenformulier, dat de leidraad vormde voor de teamleiders voor hun gesprekken met medewerkers. “We zijn bewust heel laagdrempelig hiermee begonnen. Want voor onze medewerkers was de overgang van geen naar één gesprek al een hele stap.”

“Het is belangrijk om steeds kleine stappen te zetten”

Scholing gesprekstechnieken

Ondertussen was er in de loop der jaren binnen het bedrijf veel veranderd, zegt Deckers. “Voor veel mensen was de reistijd van anderhalf uur vanuit onze oude vestiging in Duiven een probleem, die mensen stroomden uit. Daardoor hadden wij ineens een tekort aan draadbuigers. Daar is geen opleiding voor. We waren gedwongen om nieuwe mensen aan te trekken en die zelf op te leiden.” Bovendien was er een  aantal nieuwe teamleiders ingestroomd, vervolgt ze. “Die hadden allemaal een eigen visie op hun rol. Dat wilden we wat meer stroomlijnen.” Besloten werd om een workshop voor de teamleiders te organiseren. Deckers: “Met input van de teamleiders is het gespreksformulier toen geoptimaliseerd. Verder hebben de teamleiders de training ‘Praktisch leidinggeven op de werkvloer’ gevolgd en zijn ze geschoold in gesprekstechnieken.”

Stapje voor stapje invoeren

“In een paar jaar tijd is onze gesprekscyclus organisch gegroeid”, concludeert Deckers. “Het begon met een jaarlijks gesprek en mondde uit in een training voor onze teamleiders. Daardoor hebben ze nu veel meer bagage om de functioneringsgesprekken goed te kunnen doen. Het feit dat we alles langzaam hebben ingevoerd, is naar mijn mening een belangrijke reden voor het succes geweest. Als we alles in klap hadden ingevoerd, was het niet gelukt.” Inmiddels merkt ze dat de medewerkers blij zijn met de dialoog die op gang is gekomen. “Mensen voelen zich gehoord en dat draagt bij aan meer saamhorigheid.” En voor het bedrijf zelf is er tevens winst, benadrukt ze. “Er worden in de gesprekken afspraken gemaakt. Denk aan de inzet van een arbo-technisch hulpmiddel om een medewerker te ontlasten. Als dat een half jaar later nog niet is gebeurd, dan heb je iets om op terug te vallen. Dat levert voor ons bedrijf en voor onze mensen een kwaliteitsverbetering op.”

Instrument voor goed en gezond werken

Ook het verzuimbeleid is onderdeel geworden van de functioneringsgesprekken, zegt Deckers. “Als iemand in het afgelopen jaar drie keer ziek is geweest, dan wordt er gekeken of er wellicht meer aan de hand is. Bovendien vragen we naar iemands wensen op het vlak van persoonlijke ontwikkeling. Is er bijscholing nodig? Heeft iemand de ambitie om naar een andere functie door te stromen? Zo zijn de functioneringsgesprekken een heel belangrijk instrument geworden om onze mensen goed en gezond aan het werk te houden.”

In dit hele traject is de ondersteuning van A+O wezenlijk geweest, benadrukt Deckers. “De workshop ‘Functioneringsgesprekken voeren’ voor onze leidinggevenden was een flinke kostenpost. Zonder de bijdrage van A+O had ik de directie waarschijnlijk niet kunnen overtuigen. Ook hebben we veel gebruikt gemaakt van opleidingsvouchers en de bijdragen in het kader van het Persoonlijk Opleidingsbudget. Zonder de ondersteuning van A+O hadden we nooit zoveel kunnen doen.” Ze kan andere A+O-bedrijven van harte aanbevelen om aan de slag te gaan met het structuren van de gesprekscyclus. “Het vraagt zeker een tijdsinvestering, maar levert óók veel op. Want het helpt je bedrijf en je medewerkers echt vooruit!”

Meer informatie

Anouk Deckers, HR-medewerker Meteor Systems, tel. 076-50 42 842 of per e-mail anouk@meteorssystems.nl.

A+O contactpersoon
Joost van Doorn
Regiomanager Zuid-Nederland
Ter inspiratie / alle berichten