Zo objectief en zorgvuldig mogelijk beoordelen

Omdat mensen beoordeeld worden door mensen en het ook mensen zijn die beoordelingssystemen bedenken, zal een beoordeling nooit volledig objectief kunnen zijn. Er zullen altijd subjectieve elementen in blijven zitten. Toch moet de werkgever streven naar een zo groot mogelijke objectiviteit.

Bovenaan menig hr-wensenlijstje prijkt ‘de beoordelingscyclus afstoffen’. Arbeidsrechtelijk zijn beoordelingsgesprekken echter onmisbaar. Immers, je moet zaken vastleggen. Dus je kunt niet zomaar dit soort gesprekken overboord gooien. Else Helmink is senior adviseur Juridische Zaken en P&O bij A+O Metalektro, voormalig advocaat gespecialiseerd in arbeidsrecht.

Bij een personeelsbeoordeling worden voor een zo objectief mogelijk oordeel de volgende hulpmiddelen ingezet:

• De functiebeschrijving
• Een individueel jaarplan
• Het functioneringsgesprekformulier
• Het beoordelingsformulier met gezichtspunten en beoordelingslijst

Keuze beoordelingssysteem

Bij de keuze voor een beoordelingssysteem bestaan twee uitersten:

Een uitgebreid en standaard beoordelingssysteem (A)

Dit systeem wordt op een uniforme wijze toegepast en geldt voor een grote groep medewerkers, ook al vervullen zij verschillende functies. Door de standaardbeoordeling kan er een vergelijking gemaakt worden van beoordelingen van een medewerker in de loop der jaren. De informatie uit dit systeem kan gebruikt worden bij de loopbaanontwikkeling, vaststellen van de opleidingsbehoefte, aanpassen van de arbeidsvoorwaarden of veranderen van de functie.

Een beknopt en niet gestandaardiseerd beoordelingssysteem (B)

Hierbij bepaalt iedere leidinggevende zelf hoe en wat er beoordeeld gaat worden per medewerker, wat per jaar zal verschillen. Een dergelijk systeem is flexibel, doelgericht en relatief eenvoudig.Voor een dergelijke vorm van bijsturing worden aan de leidinggevende die beoordeelt extra hoge eisen gesteld. Deze beoordeelt niet alleen, maar bepaalt ook wat en hoe er beoordeeld wordt.

Hoe kijkt de rechter naar een beoordeling?

Als een werkgever de rechter verzoekt om ontbinding van de arbeidsovereenkomst op grond van disfunctioneren, dan zal hij dit moeten onderbouwen met de gegeven beoordelingen. Een rechter kijkt in de eerste plaats of de beoordelingen zorgvuldig tot stand zijn gekomen. Niet elk feit hoeft boven iedere twijfel verheven te zijn, maar het totale beeld van de beoordeling moet zorgvuldig tot stand zijn gekomen. Het gaat nog weleens mis omdat de werkgever te weinig concrete voorbeelden in het beoordelingsformulier vermeldt voor het (onvoldoende) functioneren. Een dergelijke beoordeling is van minder gewicht omdat het functioneren aan de hand van concrete feiten aannemelijk dient te worden gemaakt. Ook mag de beoordelingsperiode niet te kort zijn en moet betrokkene voldoende kansen hebben gehad om zijn functioneren te verbeteren.

De kantonrechter hecht dus grote waarde aan het antwoord op de vraag of:

• werknemer voldoende kans heeft gehad om zich te verbeteren;
• werknemer tijdig van het disfunctioneren op de hoogte is gesteld en
• werkgever voldoende gelegenheid heeft geboden om het functioneren te verbeteren.

Het gebrekkige functioneren van werknemer mag geen gevolg zijn van onvoldoende zorg van werkgever voor arbeidsomstandigheden en geen verband houden met een gebrek aan scholing. Werkgever moet aannemelijk maken dat herplaatsing (eventueel na scholing) in een andere functie niet mogelijk is. Ontslag is voor werkgever altijd het laatste middel.

De kantonrechter toetst in een ontslagprocedure gebaseerd op het (dis)functioneren of aan alle eisen is voldaan. Wanneer dit niet het geval is (of door werkgever niet kan worden aangetoond) wordt de arbeidsovereenkomst niet ontbonden. Ook niet bij een verstoorde arbeidsverhouding. De kantonrechter heeft niet meer de mogelijkheid aan werknemer een hogere ontslagvergoeding toe te kennen ter compensatie voor een onvolledig ontslagdossier.

Belang goed dossier is groter geworden

De ontslagregels zijn veranderd onder de Wet Werk en zekerheid (2015). Het bouwen aan een goed dossier en het werken aan verbetering is nóg belangrijker geworden.

Naar oud recht ging de kantonrechter bij een slecht functioneringsdossier vaak toch over tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst, onder toekenning van een hogere vergoeding. Naar huidig recht zal de rechter de overeenkomst slechts ontbinden als de werkgever een dossier kan overleggen waaruit het disfunctioneren duidelijk naar voren komt en waaruit blijkt dat de werknemer in de gelegenheid is gesteld zijn functioneren te verbeteren. Ik besluit daarom met de volgende tips:

• Maak een duidelijke functieomschrijving met duidelijke functievereisten zodat bij een eventuele ontslagaanvraag duidelijk is aan welke eisen een werknemer niet voldoet.
• Stel verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken op. Geef tijdens deze gesprekken duidelijk aan op welke aspecten werknemer onvoldoende scoort en onderbouw dit met concrete voorbeelden en verbeterpunten.
• Vergeet de complimenten niet. Zorg dat de complimenten en kritiekpunten in evenwicht zijn en bij voorkeur meer complimenten dan kritiek. Een goed compliment vertelt iemand welk gedrag gewaardeerd wordt en waarom het gedrag gewaardeerd wordt. Het werkt stimulerend.
• Signaleer problemen op tijd en laat een disfunctionerende werknemer niet doormodderen, maar koppel verbeterpunten direct terug aan werknemer en leg deze terugkoppeling schriftelijk vast.
• Stel verslagen op van het verbetertraject. Houd de correspondentie met de werknemer op orde en bewaar relevante e-mails, schriftelijke waarschuwingen etc.
• Waarschuw de medewerker dat, indien functioneren na het verbetertraject niet is verbeterd, ontslag het gevolg kan/zal zijn;
• Wat moet bij de rechter blijken uit het dossier? Werknemer wist wat er van hem werd verwacht. Het disfunctioneren is besproken. En werkgever heeft hem voldoende verbeterkansen geboden.

Blijf op de hoogte!

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang als eerste nieuws over de sector.